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Mit einer E-Rechnung (elektronische Rechnung) werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anders als bei einer Papierrechnung oder bei einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden,
Ein PDF, ein Fax oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine E-Rechnungen.
Für Leistungen, die bar bezahlt werden, gelten keine besonderen Regelungen. Daher ist z. B. auch für ein Geschäftsessen in einem Restaurant oder für einen Materialeinkauf eines Unternehmers im Baumarkt eine E-Rechnung auszustellen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 EUR liegt und der Rechnungsaussteller keinen Gebrauch von den Übergangsregelungen machen kann oder möchte.
Rechnungsempfänger sollten bereits ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnung zu erhalten.
Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, E Rechnungen zu empfangen.
Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail Postfach.
Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht.
Daher gelten die Regelungen nicht
In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E-Rechnung ausgestellt zu werden bei
Die E-Rechnung wird über „Mein Elster“ oder andere Steuerprogramme an das Finanzamt übermittelt. Auf dem Weg zum zuständigen Sachbearbeiter wird die E-Rechnung automatisiert menschenlesbar visualisiert. Die E-Rechnung wird in ein PDF-Format umgewandelt und die originale E-Rechnungsdatei (XML) wird der PDF-Datei angehängt.
Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen die Notwendigkeit, eine E Rechnung empfangen zu können.
In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als eine E Rechnung (z. B. E-Mail mit einer PDF-Datei) kann – wie bisher – nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Hintergrund ist, dass dem Empfänger nicht zugemutet werden kann, ein ihm gänzlich unbekanntes elektronisches Format zu akzeptieren.
Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.
Es gelten Übergangsregelungen bis alle Unternehmen eine E-Rechnung ausstellen müssen. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E Rechnung tatsächlich verpflichtend.
| ab 1.1. … | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
|---|---|---|---|---|
| E-Rechnung (ohne Zustimmung des Empfängers möglich) | ja | ja | ja | ja |
| Beleghafte Rechnungen in Papierform oder elektronische Rechnungen, auch als PDF, JPG etc. (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) | ja | ja | nein | nein |
| Beleghafte Rechnungen in Papierform oder elektronische Rechnungen, auch z. B. als PDF, JPG (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) sowie einem Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € | ja | ja | ja | nein |
| Rechnungen im EDI-Format (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) | ja | ja | ja | ja |
Zur Erstellung von E-Rechnungen muss ein Datenformat verwendet werden, das den Anforderungen aus
entspricht. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jedes andere Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den oben genannten Anforderungen entspricht
Die Mindestangaben in einer E-Rechnung sind in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) in Deutschland genau festgelegt. Die E-Rechnungsverordnung ist Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Neben den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen zusätzliche Angaben enthalten sein:
Die Aufbewahrung und Archivierung von E-Rechnungen müssen bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um die Integrität, Verfügbarkeit und Authentizität der Rechnungsdaten sicherzustellen.
Es gelten hierfür Vorgaben aus der Abgabenordnung (AO) und der E-Rechnungsverordnung (ERechV). Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sorgt für eine revisionssichere Archivierung. Welche grundlegenden Aspekte zur Aufbewahrung und Archivierung von E-Rechnungen sind zu beachten:
Integrität und Authentizität sicherstellen:
die Rechnungen dürfen während der gesamten Speicherung nicht verändert werden und ihre Herkunft muss nachweisbar sein.
Elektronische Signatur und Zeitstempel:
Verwendung von elektronischen Signaturen und Zeitstempeln, um Authentizität und Unveränderlichkeit sicherzustellen.
Speicherung in einem revisionssicheren Archiv:
das Archiv muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und sicherstellen, dass die Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und verfügbar sind.
Strukturierte Ablage und Dokumentation, um eine schnelle Identifikation und Abrufbarkeit zu ermöglichen.
Formatierung und Datenzugriff:
die E-Rechnungen sollten in einem langfristig lesbaren Format gespeichert werden. Der Zugriff auf die Daten muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
Sicherheitsmaßnahmen ergreifen:
angemessene Sicherheitsmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und regelmäßige Backups sollten implementiert werden.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 8 Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, die ab dem 1. Januar 2025 fällig werden. Für Dokumente vor 2025 gilt weiterhin eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist.
Die technischen Vorraussetzungen müssen erfüllt sein. So muss zunächst geprüft werden, ob z. B. die Verfügbarkeit von elektronischer Signatur und sicherer Übertragungsmethode gegeben ist.
Prüfen Sie außerdem, ob Ihre bereits heute eingesetzten Software-Lösungen eine E-Rechnungsfunktionalität beinhalten.
Eine gute Lösung für kleine Handelsbetriebe ist eine Cloud-basierte E-Rechnungssoftware. Abhängig von Ihren geschäftlichen Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens gibt es unterschiedliche Optionen, vom Kauf eines bestehenden Rechnungssystems bis zur Neuentwicklung einer benutzerdefinierten Lösung für Ihr Unternehmen.
Setzen Sie sich zeitnah mit Ihrem IT-Dienstleister in Verbindung!
Durch eine frühzeitige Umstellung können Sie sicherstellen, dass Sie rechtzeitig den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Nach Einrichtung des Systems müssen schließlich auch alle relevanten Mitarbeiter geschult werden, um das System effektiv nutzen zu können.
Fazit:
Die Digitalisierung schreitet voran. Die Einführung von E-Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und andere Organisationen.
Beginnen Sie zeitnah damit, Ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Gerne unterstützen wir und Ihr IT-Dienstleister Sie bei der Umstellung auf E-Rechnung. Mit einer guten Planung und Umsetzung können Sie die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Betrieb erfolgreich gestalten.